12 Etika Penting Saat Meminta Surat Rekomendasi

By | January 12, 2016

Surat rekomendasi jadi salah satu penentu lolos tidaknya seseorang dalam seleksi beasiswa. Mayoritas beasiswa mensyaratkan surat ini. Namun, memperolehnya tidaklah mudah. Karena itu juga persiapan melamar beasiswa harus dilakukan dari jauh jauh jauh hari.

Siapa yang bisa dimintai surat rekomendasi? Ialah orang yang keterangannya akan diperhitungkan tim penyeleksi beasiswa. Mereka harus tahu betul kemampuan akademik, profesionalitas, kepemimpinan, kepribadian kita, dan hal positif lainnya. Biasanya, pemberi surat rekomendasi yang cukup kuat ialah dosen pembimbing, professor, atau atasan kerja.

Untuk meminta surat rekomendasi dari orang-orang ini tidak bisa asal todong saja, apalagi kalau kita sudah lama tidak berkomunikasi dengan mereka. Etika sangat penting karena jadi pembuka hati agar beliau mau memberi surat rekomendasi yang ampuh.

Jika attitude kita tidak baik, jangankan surat rekomendasi, email atau telpon kita pun bisa tidak diangkat. Wajar, setiap manusia ingin dihargai bukan? Nah, berikut etika penting saat meminta surat rekomendasi beasiswa.

Hubungi Calon Pemberi Surat Rekomendasi dari Jauh Hari

Hindari minta rekomendasi mendadak atau mepet deadline aplikasi beasiswa. Mereka umumnya adalah orang-orang yang sibuk dan belum tentu langsung mau memberi surat padamu. Jikapun mau, hasilnya bisa jadi tidak maksimal.

Sebaiknya, hubungi dua hingga satu bulan sebelum batas pendaftaran beasiswa. Ingat, sebelum membuat surat rekomendasi, mereka perlu membaca dokumen pendukung.

Sebaiknya Temui Langsung

Jika masih memungkinkan, usahakan bertemu langsung dengan calon pemberi surat rekomendasi. Ini menunjukkan, kamu juga mau meluangkan waktu dan tenaga untuk beliau, tidak hanya meminta hal sama.

Hindari kemunculan mendadak. Buatlah janji bertemu di kantornya atau tempat yang ia tentukan. Jelaskan motivasi kamu dalam melanjutkan studi, melamar beasiswa, dan mintalah nasihat.

Baca Juga :  Beasiswa Mahasiswa S1 untuk Konferensi dan Magang di Amerika Deadline 25 Agustus 2017

Menyapa dengan Sopan

Cermati bagaimana beliau biasa disapa. Ketahui nama panggilan terbaik untuk tingkat hubungan kamu dan beliau. Jika meminta surat rekomendasi dari professor di luar negeri, cek apakah pantas dipanggil dengan nama depan atau belakang.

Jelaskan Hubungan Calon Pemberi

Kalau sudah lama tak bertemu, jelaskan hubunganmu dengan beliau saat mengontak. Misalnya, pernah bekerja pada beliau dalam proyek apa dan kapan. Atau, ingatkan prestasi apa yang pernah kamu raih dan berkaitan dengan beliau.

Jelaskan Hal yang Mempengaruhi Pilihanmu

Misalnya, kamu jadi tertarik studi di bidang terapi trauma melalui desain arsitektur setelah membaca penelitian dosen tersebut, atau setelah ikut mata kuliah yang ia ajar.

Contoh lain, kamu termotivasi mendalami bidang cross-cultural urban design setelah bekerja dalam proyek beliau. Namun, poin ini tidak perlu dipaksakan jika memang tidak ada. Hindari keterangan yang tidak jujur.

Pakai Email Etiquette

Kalau harus berkomunikasi via email, pakailah etika yang baik. Misalnya, pakai subjek yang jelas dan relevan, salam pembuka, kata pengantar surat, ucapan terima kasih, salam hormat, nama file yang jelas, dan lain-lain. Saat membuat pengantar, hindari arogansi, bahasa alay, atau sok akan diterima.

Ringan Tangan

Kesibukan calon pemberi kadang membuat mereka tidak punya waktu untuk menulis surat apalagi berbahasa Inggris. Beberapa dari mereka minta kita membuat konsep.

Ada yang bersedia tinggal tanda tangan saja, tapi umumnya, mereka ingin mengevaluasi dulu baru kita revisi lagi. Ada juga yang menyampaikan poin-poin suratnya.

Kalau kita punya andil membuat sendiri, hindari kebohongan. Buatlah sesuai dengan apa adanya. Itu artinya, kita menghargai kredibilitas yang dipertaruhkan pemberi rekomendasi.

Beberapa calon pemberi rekomendasi menawarkan diri untuk mengirimkan suratnya langsung. Jika iya, serahkan saja pada beliau. Namun, pastikan kamu menanggung biaya pengirimannya. Jika tidak, tawarkan diri untuk mengirim surat tersebut sekaligus kelengkapan aplikasi.

Baca Juga :  Tips Memilih Jurusan Kuliah sebagai Penentu Karier

Jika jarak memungkinkan, tambahkan juga bahwa kamu dengan senang hati datang ke kantor beliau saat diperlukan. Ketika mengambil surat, tawarkan untuk mengambilnya secara langsung.

Sediakan Pulpen Hitam

Saat bertemu, bawalah kelengkapan surat rekomendasi dan pena hitam. Beberapa beasiswa mensyaratkan formulir yang harus diisi pemberi rekomendasi.

Hindari Mendesak Calon Pemberi Rekomendasi

Ingat lagi, mereka adalah orang yang sibuk dan sangat mungkin lupa dengan surat rekomendasi kamu. Pakai cara yang baik dalam mengingatkan. Saat meminta surat rekomendasi, mintalah agar diperkenankan mengingatkan beliau dua sampai seminggu sebelum deadline.

Tetapkan di pikiran kita bahwa mereka tidak wajib memberi rekomendasi. Ini karena, saat menuliskannya, mereka mempertaruhkan reputasi yang telah dibangun bertahun-tahun.

Jangan Sok Pintar

Hargai apa yang telah dibuat pemberi rekomendasi dan percayalah mereka memberi penilaian yang jujur. Karena itu, hindari membacakan suratnya sebelum dikirim. Ingat, memberi rekomendasi sama dengan mempertaruhkan reputasinya untuk kamu.

Ucapkan Terima Kasih

Selalu berterima kasih saat meminta surat rekomendasi, mengingatkan, memperolehnya, bahkan jika tidak diberi. Menjaga hubungan baik itu penting karena bisa saja lain kali kamu akan minta rekomendasi lagi.

Bagikan Kabar

Kalau berhasil lolos, jangan kacang lupa kulitnya. Berilah kabar kepada pemberi surat rekomendasi, minta doa, dan ucapkan terima kasih.


8 thoughts on “12 Etika Penting Saat Meminta Surat Rekomendasi

    1. Ummu Rahayu Post author

      Terima kasih sudah berkunjung, maaf baru membalas, semoga bermanfaat^^

      Reply
  1. Debi

    Terima kasih… Artikelnya bermanfaat. Apakah ada contoh surat rekomendasi yang diberikan oleh dosen kepada mahasiswa?

    Reply
    1. Ummu Rahayu Post author

      Terima kasih sudah berkunjung, semoga bermanfaat^^

      Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *